使用 Nextcloud 邮件应用

注意：Nextcloud Hub 默认安装 Mail 应用，但管理员可能将其禁用。如无法使用，请联系管理员。

管理邮件账户

切换布局

功能新增于 Mail 3.6，需要 Nextcloud 26 或更新版本。进入邮件设置，可选择列表、垂直分栏或水平分栏。

紧凑模式

功能新增于 Mail 5.7，需要 Nextcloud 32 或更新版本。紧凑模式隐藏头像，始终显示选择框，并移除邮件预览，节省空间，一次显示更多邮件。

进入邮件设置的 Appearance，切换 Compact Mode。

邮件显示与操作模式

功能新增于 Mail 5.2，需要 Nextcloud 30 或更新版本。支持 Threaded（会话）和 Singleton（单封）两种模式。

会话模式按对话分组。文件夹列表将相关邮件堆叠，只显示最新一封；选中后，在阅读区域展示全部相关邮件，便于理解讨论和回复上下文。移动、删除等操作作用于整个会话，其中全部邮件都会受到影响。

单封模式在列表和阅读区域分别显示每封邮件，移动、删除只影响选中邮件，适合逐封管理而不影响整个对话。

在邮件设置中选择 Threaded 或 Singleton。

添加邮件账户

1. 在应用列表启用 Mail。
2. 点击顶部邮件图标。
3. 填写自动或手动登录表单。

更改排序

功能新增于 Mail 3.5，需要 Nextcloud 26 或更新版本。在邮件设置的 Sorting 中，选择最旧优先或最新优先。

这一设置应用于全部账户和文件夹。

将收藏置顶

功能新增于 Mail 5.7，需要 Nextcloud 31 或更新版本。可将收藏邮件放在列表顶部的独立区域。

进入邮件设置的 Appearance，启用 sorting favorites up。

定时发送

点击 New message，在撰写对话框的“…”菜单选择 send later。

优先收件箱

优先收件箱分 Important 和 Others 两区。系统会根据你与邮件的互动，以及手动标记的重要性，自动判断重要邮件。刚开始可能需要手动调整以训练系统，之后会逐渐改善。

自动分类是可选的，创建账户时可以关闭，之后也可随时在账户设置中切换。

全部收件箱

这里按时间顺序显示所有已登录账户的邮件。

账户设置

邮件账户的操作菜单包含别名、签名、默认文件夹、自动回复、可信发件人等设置，可按需添加、修改或移除。

将垃圾邮件移到 Junk

功能新增于 Mail 3.4，需要 Nextcloud 26 或更新版本。标记为垃圾邮件时，可自动移至指定文件夹：

1. 打开账户设置。
2. 在 Default folders 确认已经选择垃圾邮件文件夹。
3. 进入 Junk settings。
4. 点击 Move messages to Junk folder。

刷新文件夹

点击文件夹列表顶部刷新按钮，可以手动同步。从 Mail 5.7 起，同步还会刷新所选账户的文件夹列表。

统一搜索

Mail 集成 Nextcloud 统一搜索，可通过顶部搜索栏跨账户搜索。统一搜索检查主题与发件人／收件人字段；要搜索正文，使用应用内文件夹搜索。

文件夹内搜索

功能新增于 Mail 2.1，需要 Nextcloud 25 或更新版本。任何布局的邮件列表顶部都有搜索框，最初用于搜索主题。从 Mail 3.7 起，默认同时搜索主题、收件人 to 和发件人 from。

高级文件夹搜索

功能新增于 Mail 3.4，需要 Nextcloud 26 或更新版本。通过搜索框末端的入口打开高级搜索对话框。

启用正文搜索

功能新增于 Mail 3.5，需要 Nextcloud 26 或更新版本。考虑到性能影响，正文搜索默认需要主动开启。

进入账户设置的 Folder search，启用 mail body search。

注意：统一文件夹也需要正文搜索时，必须在 Mail settings 中另行开启。

开启后，主搜索框同时检索主题与正文，高级搜索也会新增独立 Body 选项。

账户委托

应用支持两种让他人代表另一账户操作的方式。

以另一个地址发送：服务器别名

这允许从另一账户地址发信。管理员必须先在邮件服务器配置委托，再把对方地址加为自己账户的别名，发送时选择该别名。

警告：如果已发送邮件保存在你的个人 Sent 文件夹，原账户可能看不到它。

原生账户委托

新增于 Nextcloud Mail 5.9。可以直接在应用中授权其他 Nextcloud 用户访问某个邮件账户，无需服务器端别名配置。

受托人可代表所有者发送、接收和删除邮件，几乎具有同等能力，但不能删除账户或更新身份验证信息。

授权步骤：

1. 打开账户三点菜单，选择 Delegate account。
2. 在 Delegation 对话框点击 Add delegate。
3. 在 Select a user 选择目标 Nextcloud 用户。
4. 点击 Delegate access 确认。

共享账户会出现在对方账户列表，标记为 delegated。

撤销时，重新打开 Delegate account，在目标受托人旁点击 Revoke，再确认 Revoke access。

注意：由管理员预配的账户不能委托。

自动清空回收站

功能新增于 Mail 3.4，需要 Nextcloud 26 或更新版本。可在若干天后自动删除回收站中的邮件。

进入账户设置的 Automatic trash deletion，输入天数。留空或设为 0 可禁用。

只有启用保留策略之后删除的邮件才会处理。

撰写邮件

点击 New message，开始写作。

最小化撰写窗口

新增于 Mail 3.2，需要 Nextcloud 26 或更新版本。写新邮件、编辑草稿或发件箱邮件时，都可以最小化窗口：点击 Minimize，或点击窗口外任意位置。

点击最小化指示条的任意位置即可继续：

点击窗口或指示条上的 Close，停止编辑，系统会自动将草稿保存到草稿文件夹。

撰写时查看收件人信息

新增于 Mail 4.2，需要 Nextcloud 30 或更新版本。在 To 中加入第一位收件人后，右侧面板显示其已保存资料。加入第二位时，列表折叠，可选择并展开任一联系人。

想专心写作时，点击工具栏 Expand 隐藏右侧面板；点击同一工具栏的 Minimize 可重新显示。

提及联系人

新增于 Mail 4.2，需要 Nextcloud 30 或更新版本。输入 @，从列表选择联系人，对方会自动加入收件人。仅建议具有有效邮箱的联系人。

文本块

新增于 Mail 5.2，需要 Nextcloud 30 或更新版本。文本块是可插入邮件的预定义片段，在邮件设置中创建与管理。

输入 ! 后从列表选择，或通过撰写窗口操作菜单插入。文本块可以共享给用户或用户群组。

发件箱

点击 Send 后，邮件进入左侧底部的 Outbox。定时发送也暂存在这里，到指定日期和时间自动发送。

只有存在待处理邮件时，发件箱才可见。发送尚未触发前，可以随时重新打开撰写窗口。

发送出错时有三种提示：

• Could not copy to “Sent” folder：邮件已发送，但未能复制到已发送文件夹。发件箱会自动重试复制。
• Mail server error：发送失败，但属于可重试状态，例如 SMTP 不可达。发件箱会重试发送。
• Message could not be sent：可能失败，也可能已经成功，邮件服务器无法提供确定状态。应用无法判断，因此邮件留在发件箱，必须由用户决定如何处理。

文件夹操作

添加文件夹

打开账户操作菜单，点击 add folder。

添加子文件夹

打开某个文件夹操作菜单，点击 add subfolder。

共享文件夹

别人按指定权限共享的文件夹，会作为带共享图标的新文件夹显示：

邮件列表条目操作

创建事件

可以直接根据邮件或会话创建事件。打开条目菜单，选择 More actions，再选择 Create event。

管理员启用相应功能时，系统会为你生成事件标题与议程。

创建任务

新增于 Mail 3.2，需要 Nextcloud 26 或更新版本。打开条目菜单，选择 More actions，再选择 Create task。

任务存入支持任务的日历。如果没有兼容日历，可通过 Calendar 应用创建。

编辑标签

打开条目菜单，点击 Edit tags，在对话框中设置或取消标签。

修改标签颜色

新增于 Mail 3.5，需要 Nextcloud 26 或更新版本。创建时随机分配颜色，保存后可通过标签对话框的操作菜单自定义。

删除标签

新增于 Mail 3.5，需要 Nextcloud 26 或更新版本。打开邮件或会话菜单，进入 Edit tags，再打开目标标签的操作菜单删除。

Work、To do、Personal、Later 等默认标签不能删除，只能重命名。

AI 摘要预览

新增于 Mail 4.2，需要 Nextcloud 30 或更新版本。文件夹列表可以显示 AI 生成的简短摘要作为邮件预览，需管理员启用。

快捷操作

新增于 Mail 5.5，需要 Nextcloud 30 或更新版本。可将打标签、移动、标记已读等常见步骤组合为一次点击。

快捷操作属于单个邮件账户，在邮件设置的 Quick actions 或条目菜单中创建与管理。

某些动作互斥，例如标记垃圾邮件、移动会话、删除会话，不能放在同一快捷操作中，也不能调整顺序，始终最后执行。

在会话上执行快捷操作时，会影响其中全部邮件。

邮件阅读操作

退订邮件列表

新增于 Mail 3.1，需要 Nextcloud 26 或更新版本。某些邮件列表和新闻邮件支持便捷退订。应用检测到后，会在发件人信息旁显示 Unsubscribe，点击并确认即可退订。

稍后处理

新增于 Mail 3.4，需要 Nextcloud 26 或更新版本。Snooze 将邮件或会话移入专用文件夹，到指定时间再移回原文件夹。

打开条目或会话菜单，点击 Snooze，选择时长。

智能回复

新增于 Mail 3.6，需要 Nextcloud 26 或更新版本。打开邮件时，可以看到 AI 建议回复。点击某条建议，会打开已填入文字的撰写窗口。

需管理员启用，支持的语言取决于所用大语言模型。

邮件翻译

新增于 Mail 4.2，需要 Nextcloud 30 或更新版本。类似 Talk，可以把邮件翻译为配置的语言，需服务器启用翻译功能。

从 Mail 5.3 起，如果管理员启用了 LLM，系统会提供翻译建议。

会话摘要

新增于 Mail 3.4，需要 Nextcloud 26 或更新版本。可以为至少三封邮件的会话生成摘要，需管理员启用。

原文说明，该功能与 integration_openai 配合效果较好；本地 LLM 可能响应过慢，摘要请求容易超时，同时仍产生显著系统负载。

筛选与自动回复

Mail 提供 Sieve 脚本编辑器、自动回复设置与筛选规则界面。必须先在账户设置启用 Sieve。

自动回复

新增于 Mail 3.5，需要 Nextcloud 26 或更新版本。默认关闭，可以手动配置，或跟随系统设置。跟随系统时，会自动使用 Absence 设置中的长期离开消息。

筛选规则

新增于 Mail 4.1，需要 Nextcloud 30 或更新版本。提供简单规则编辑器。

不支持导入已有筛选器，但已有规则保持有效且不变。建议先通过 Sieve 编辑器备份当前脚本。

新增规则：打开账户设置，确认 Sieve 已启用，进入 Filters，点击 New Filter。

删除规则：同样进入 Filters，悬停目标规则，点击垃圾桶。

条件

条件在邮件服务器上应用于来信，可检查主题、发件人和收件人：

• is exactly：精确匹配，字段必须与给定值完全相同。
• contains：子字符串匹配，只要字段包含给定值。例如 report 中包含 port。
• matches：通配符模式匹配。* 表示任意数量字符，包括零个；? 表示恰好一个字符。可据此匹配 Business report 2024 这类主题。

动作

条件满足时，可执行：

• fileinto：移到指定文件夹。
• addflag：添加标记。
• stop：终止筛选脚本，不再执行后续规则。

根据邮件创建筛选器

新增于 Mail 5.2，需要 Nextcloud 30 或更新版本。打开邮件，点击三点菜单，选择 More actions，再选择 Create mail filter。在对话框选择匹配来信的条件，然后再次点击 Create mail filter。

跟进提醒

新增于 Mail 4.0，需要 Nextcloud 30 或更新版本。应用可在发出的邮件没有收到回复时自动提醒。

AI 分析每封已发送邮件，判断是否期待回复。四天后，相关邮件会出现在优先收件箱。点击后有按钮，可快速向全部收件人跟进，也可为某封邮件关闭提醒。

此功能需要管理员启用。

安全

钓鱼检测

新增于 Mail 4.0，需要 Nextcloud 30 或更新版本。应用检查潜在钓鱼迹象并警告，包括：

• 地址簿保存的发件人地址，与邮件账户中呈现的地址不同。
• 发件人使用的自定义邮箱地址与 From 地址不一致。
• 发送日期在未来。
• 正文链接实际目标与显示文字不一致。
• Reply-To 与发件地址不同。

警告不代表邮件一定是钓鱼，只表示检测到潜在风险。

内部地址

新增于 Mail 4.0，需要 Nextcloud 30 或更新版本。可配置内部地址与域名，发送和接收时，如果地址不在列表中就提示。

进入邮件设置的 Privacy and security，勾选内部地址功能，点击 Add internal address，输入地址或域名，再点击 Add。

仪表盘集成

新增于 Mail 1.8，需要 Nextcloud 20 或更新版本。提供两个 Nextcloud 仪表盘组件：Unread mails 显示未读邮件，Important mails 显示标记为重要的邮件。它们使用当前用户配置的邮件账户。

日历集成

Mail 与 Calendar 集成，处理会议邀请并保持日历更新。

会议邀请

收到包含会议邀请的邮件时，应用自动识别日历附件，显示格式化操作区，可接受、拒绝或暂定接受。

响应直接从 Mail 发出，事件相应加入主日历。

也可以手动导入到指定日历：打开邀请邮件，滚动到附件区，选择通常为 .ics 的文件，点击三点菜单，再选择 Import in to calendar 和目标日历。

邀请自动处理

组织者发送已有事件更新，例如时间或地点变化时，应用自动处理并更新对应日历事件。

Mail 5.7、Nextcloud 32 起，还可以让全部新邀请自动加入日历，无需手动接受，状态为暂定。

在特定邮件账户设置的 Calendar settings，启用 Automatically create tentative appointments in calendar。

启用后，邀请仍显示在邮件列表，同时会自动加入日历。

键盘快捷键

Mail 提供多种快捷键以提高操作效率。完整列表见当前实例的 Mail settings。

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原文：Using the Mail app。作者／维护方：Nextcloud 文档维护者。本文为中文翻译，代码及命令保留原文。