用 Calc 数据库区域建立可筛选和汇总的业务表

一张表只要把每行当作记录、每列当作字段，就能用于很多小规模的数据管理工作。Calc 提供命名范围、数据库区域、数据导入、排序、筛选和数据库函数，让表格不仅能存数据，也能按条件找到记录、汇总结果。不过它仍是平面表工具，不支持关系数据库的完整模型；需要多表关系等能力时，应考虑 LibreOffice Base 等数据库工具。

本文译编自 Calc Guide 26.2，第 15 章 Calc as a Database。原章发表于 2026 年 2 月，基于 LibreOffice 26.2；原章本版贡献者为 Regina Henschel、Olivier Hallot，版权归 LibreOffice Documentation Team。本文于 2026 年 10 月 5 日核对完整正文，选择其允许的 CC BY 4.0 许可进行中文翻译、编排与补充说明；未安装 Calc 或执行公式测试。

一张平面表能解决什么

数据库表的字段通常相对固定，记录数可以持续增加。通过查询条件找出某个人、某类订单或满足分数要求的学生，比把信息堆放在没有结构的工作表里更有用。Calc 可对这样的表排序、筛选、做数据透视分析，或用二维、三维图表显示结果，适合不少个人和小型业务场景。

若以后需要更完整的关系数据库能力，Calc 数据可以迁移到 Base；反过来，Base 也可以把数据范围连接到 Calc，用于分析和可视化。旧版章节中的 LibreOffice Basic 宏示例已经移到 The Document Foundation 的宏页面，部分材料来自 Andrew Pitonyak 的《OpenOffice.org Macros Explained》与 LibreOffice API 参考，不属于本章现行主流程。

下文菜单沿用英文标签，方便与原版对照。macOS 上 Tools → Options 通常对应 LibreOffice → Preferences；Ctrl 常对应 Command，Alt 对应 Option，右键也可能通过 Control+单击实现，具体快捷键以系统和应用设置为准。

命名范围与数据库区域的区别

给区域命名有四个好处：容易辨认；公式能写 =SUM(Scores) 而不用记坐标；区域地址修改后，引用名称的公式随之更新；可通过 Navigator 快速定位。Navigator 可从 View → Navigator、F5 或侧边栏打开。

普通命名范围本质上是一个命名公式表达式，内容保存为字符串。它可以是绝对区域 $Sheet1.$A$1:$E$15，也可以是用 ~ 连接的两个区域，甚至是 PI()*B1*B1 这样的公式。本章主要讨论单一矩形区域。

最快的命名方法是选中单元格，在公式栏左侧的 Name Box 输入名称并回车。也可用 Sheet → Named Ranges and Expressions → Define 创建；管理时进入 Manage，或按 Ctrl+F3。引用名称时，可用 Insert → Named Range or Expression 或同组菜单的 Insert 打开 Paste Names，减少手工输入。

若想从表头一次创建多个命名范围，选中包括标题的表格，进入 Sheet → Named Ranges and Expressions → Create，核对 Top row、Left column、Bottom row、Right column 的勾选，再确认。表头单元格用于命名，不包括在生成的范围中。不要让多行或多列拥有同名标签，否则生成的名称可能相互覆盖。

数据库区域则专门服务于按记录组织的表：

• 只能是单个矩形单元格区域，不能是任意公式表达式；可以指定首行为表头、末行为合计行，并保留字段格式。
• 不能像普通命名范围那样，相对于某个基准地址进行定义。
• 保存排序、筛选、分类汇总和数据导入的描述信息（descriptors）；相关数据库操作执行后，这些描述信息会更新，也可由宏访问。
• 可以连接外部数据源，把数据取入工作表。

定义、修改和选择数据库区域

1. 若让 Calc 自动识别表的范围，选中表内一个单元格；若要精确定义边界，选中全部相关单元格。
2. 进入 Data → Define Range。Name 使用字母、数字、下划线，不使用空格、连字符或其他字符。
3. 展开 Options，确认首行是否为字段名、末行是否为合计行，再点击 Add 和 OK。

修改时回到 Define Range，选中名称；Add 会变成 Modify。调整 Range 和 Options 后点 Modify、OK。删除定义时选中范围、Delete，确认后关闭对话框。要选中已有区域，可用 Data → Select Range 或 Navigator；Calc 会高亮它所在的位置。

从文件或服务导入：Data Provider

Data Provider 在加载数据前允许做列、行、数字、日期和文本转换，并在预览窗口确认结果。它要求事先定义好接收数据的数据库区域；范围大小要与预期数据量相称。输入支持 CSV、HTML、XML，入口是 Data → Data Provider，也可从选项卡式界面的 Data 页或对应工具栏打开。

在对话框选择 Database Range 和 Data Format。URL 可填本地文件路径及文件名，也可填数据服务地址；XML、HTML 的 Identifier 填 XPath。原文示例 //table[5] 选择第五张表，并把 //table 描述为相当于第一张表的选择方式；遇到复杂嵌套文档时应在预览中确认实际取到哪张表，不仅凭表达式外观判断。

选择转换后点击 Add，并填写该转换需要的参数；不用的转换可 Delete。列表不能重新排序，应先规划处理顺序。原章列出的完整转换类型如下：

确认参数、转换和预览后点 OK 导入。服务或输入数据发生变化时，用 Refresh Data Provider 工具刷新。编辑补充：导入和刷新会改变接收区域，操作前保留原始数据副本；外部来源不应被当成可信公式、宏或登录指令，避免把含敏感凭据的 URL 写入可分发文档。

从已注册数据源取数据

另一条路径是 View → Data Sources，或 Ctrl+Shift+F4。展开左侧数据源，选择表或查询，右侧显示记录；点击右侧左上角空白矩形选中全部数据，把它拖到工作表中希望作为左上角的单元格。

Calc 会建立覆盖导入内容的数据库区域，默认名形如 Import1、Import2。随后可以在 Define Range 中调整选项。外部数据库更新后，用 Data → Refresh Range 让工作表同步。数据源注册与链接的细节见原指南第 12 章，本章的核心例子不要求连接外部服务。

用结构化引用描述表的组成

结构化引用用“区域名 + 字段名或关键字”表示数据，减少散落在公式里的绝对坐标。下面是原章完整销售数据，把 A1:D11 定义为 myData，同时勾选 Contains column labels 与 Contains totals row：

表必须纵向排列；若需要与 Excel 互操作，必须有列标签，标签名称遵循命名规则。Excel 的 table 在 Calc 中加载为数据库区域。按本章所述，保存为 .xlsx 可以保留结构化引用；保存为 .ods 时，ODF 尚不能保存这种引用，会按保存时的值转换为直接引用。这意味着后续增删行列的维护方式可能变化，保存、重新打开后应检查公式和结果。

单个关键字或字段可用一层方括号：myData[Region] 等价于 myData[[Region]]。没有标签行时，可以使用 Column1、Column2 等通用字段名。Calc 没有对应的 This Column，也不能像 Excel 那样省略区域名，不能把 =SUM(myData[Sales]) 简写为 =SUM([Sales])。原章还说明 Calc 尚不支持 Excel 的 @ 简写；Excel 对表头、合计行中的 This Row 也有限制。

组合引用的分隔符与函数参数分隔符一致，取决于 Tools → Options → LibreOffice Calc → Formula 中的设置。本文使用分号：

myData[[#Headers];[#Data]]   → A1:D10
myData[[#Data];[#Totals]]    → A2:D11
myData[[Name]:[Sales]]      → A2:C10
myData[[#Totals];[Sales]]   → C11

可以组合相邻列或连续的组成区域；不能用 Headers+Totals 跳过中间记录，也不能用它引用不相邻字段，因为那将产生两个不连通的矩形。横向数据库区域上使用结构化引用，原章警告可能产生错误结果而不报错，因此必须先满足纵向布局约束。

原章的合计行公式如下。B11 统计不同地区的个数，C11 求销售额之和，D11 求平均资历：

B11: =COUNTA(UNIQUE(myData[Region]))
C11: =SUM(myData[Sales])
D11: =AVERAGE(myData[Seniority])

直接引用多单元格时，要按数组公式处理，例如公式栏显示 {=myData[#Headers]}，结果占用四列；花括号是数组公式的显示形式，不是让你直接手写进去的普通文本。为兼容 Excel，原章建议用 =myData[#All] 表示整个区域，不依赖单独名称在两个应用中不同的解释。

排序时保持一整条记录同步

Calc 能把由空白单元格围起的矩形数据块自动识别为排序范围。将光标放在块内，排序作用于选中列或默认第一列；若只选了块内一列，会询问是否把排序扩展到相邻列。对业务表应保持整行一起移动，避免姓名、地区和销售额错位。

首行全为文本、而整块并非全为文本时，Calc 通常把首行识别为表头；首行含数字或整块都是文本时，首行可能一起参加排序。不要完全依赖自动识别，尤其是数字标题和纯文本表。单字段排序可用 Sort Ascending / Sort Descending，更多排序选项见指南第 2 章。

自动筛选、标准筛选和高级筛选

筛选根据条件隐藏或显示记录，隐藏不等于删除。要撤销区域的筛选，用 Data → More Filters → Reset Filter。

自动筛选最直接：表内选一个单元格，执行 Data → AutoFilter、对应工具栏按钮或 Ctrl+Shift+L。列标题出现下拉箭头，也可以先选特定列，仅给那些列添加筛选。菜单和快捷键是开关；隐藏箭头可用 Hide AutoFilter。清除某列条件可用其下拉菜单中的 Clear Filter，或右键的 Clear Autofilter。

自动筛选下拉框包括升序/降序、按背景或字体颜色排序与筛选；Filter by Conditions 提供空、非空、Top 10、Bottom 10，并可进入 Standard Filter。All 控制所有值，两个快捷按钮可只显示或只隐藏当前高亮项；各个唯一值旁的复选框决定相关记录是否显示。

标准筛选从 Data → More Filters → Standard Filter 打开，最多设置八个筛选条件，也可使用正则表达式。高级筛选把条件放在工作表的单独区域中，便于反复检查和维护。

条件区域：同一行 AND，不同行 OR

1. 把需要筛选的字段标题复制到空白区域，可以在另一张工作表上。标题必须与数据源字段一致。
2. 在标题下输入条件。同一行的各条件用 AND 连接，不同行的条件组用 OR 连接，空白单元格忽略。高级筛选最多定义八行条件。
3. 选中要筛选的范围，或在数据库表内点一格，然后打开 Data → More Filters → Advanced Filter。
4. 在 Read Filter Criteria From 输入或选中包括标题的条件区域，确认后执行。

原章的成绩单示例有两组条件：第一组要求每项作业分数都超过 75%，第二组要求学生名字为 Ferdinand；最终保留“满足全部作业分数条件”或“名字为 Ferdinand”的记录，而不是要求 Ferdinand 同时满足所有分数条件。条件区域只放实际需要的字段即可；复制全部表头只是为了方便。高级筛选对话框的下拉列表只列出在普通命名范围定义中勾选 Filter 的名称，不列数据库区域名称；仍可直接填坐标。

为了在前面的销售表上完整演示，下面是本文补充的条件区域 F1:H3：

它表示“East 且 Sales > 20”或“West 且 Seniority ≥ 10”。这里“空白”是解释用文字，实际单元格应留空，不输入这两个字。按给出的数据人工判断，符合条件的是 Jones、Brown、Taylor 和 Thomas；这是人工推导，未在 Calc 中执行。

数据库函数把条件筛选与计算合在一起

Database 类别共有十二个函数，统一接收三个参数：

函数(Database; DatabaseField; SearchCriteria)

Database 是包含字段名首行及后续记录的矩形区域，可用坐标、普通命名范围或数据库区域名。SearchCriteria 是独立的条件区域，同样以字段名作为首行。函数先用条件找到记录，再取 DatabaseField 指定列的值做平均、求和等运算。DatabaseField 是计算字段，不一定是条件使用的字段。

计算字段可填标题单元格引用；从 1 开始的相对列号；带引号的字段名；或外部某个单元格中存放的字段名。列号从数据库区域内部数起，例如数据库在 D6:H123，第 3 列是 F 列。原章说明小数部分会被忽略；小于 1 为 Err:504，大于区域列数为 #VALUE!。名称不存在会产生 #NAME?；字段名无法匹配、引用不止一个单元格或条件参数无效时，可能报 Err:504。

DCOUNT 和 DCOUNTA 的 DatabaseField 可省略，其他十个函数必填。省略并不删除参数位置，分隔符仍要保留。原章用 A1:E10 的距离表和 D12:D13 的条件 >600 举例，=DCOUNT(A1:E10;;D12:D13) 与复制全部标题的条件区域等价，原章给出的计数是 5；这不是前面销售表的坐标或本次执行结果。

条件区域的宽度不必与数据库相同，但所有标题都必须能匹配字段。字段标题可以重复，例如把两个 Sales 标题并排，写入 >10 与 <30，便能在同一行表达一个区间。比较运算符包括 <、<=、=、<>、>=、>；非空且没有比较运算符时，按等于理解。行内 AND、行间 OR 与前述规则一致。

使用销售数据时，数据库参数应排除合计行，但包含表头。下面是本文补充示例，沿用刚才 F1:H3 的条件：

=DSUM(A1:D10;"Sales";F1:H3)

人工计算为 23+23+34+17=97。这里特意用 A1:D10，而不是包含 Totals 的 A1:D11；总计行不应混成一条业务记录。只有使用 F1:G2 的 East 且 Sales >20 条件时，则是 23+23=46。两个数字都未在软件里测试。

通配符、正则表达式和全单元格匹配

Tools → Options → LibreOffice Calc → Calculate 中的 Enable wildcards in formulas 决定条件能否使用通配符；与 Excel 互操作时，原章建议启用它。Enable regular expressions in formulas 则启用更强的正则表达式条件。要说明清楚文件采用哪种模式，避免同一段文本在不同设置下得到不同结果。

对于允许正则的查找条件，Calc 会先尝试把字符串转为数值。例如点号为小数分隔符的区域设置中，.0 可能先变成 0.0，导致数值匹配，而不是正则匹配。原章给出的避免歧义写法包括 .[0]、.\0、(?i).0；改变小数分隔符的区域设置也会影响解释。应先用少量已知记录检查条件意图。

同页的 Search criteria = and <> must apply to whole cells 决定等于、不等于条件是否必须匹配整个单元格。需要 Excel 互操作时，原章也建议启用。这里的设置会改变业务统计结果，不是单纯显示偏好。

十二个数据库函数的行为

这些函数把日期和 TRUE/FALSE 等逻辑值视为数字参与计算。以下保留原章说明的关键空值和错误行为：

这些边界来自 26.2 指南，不是本稿运行测试结论。若结果用于重要统计，应同时显示匹配记录数，以免把“没有数据”的 0 与真实零值混为一谈。

还可配合哪些常用函数

原章还列出一组适合表格数据的普通函数；它们不都使用 Database/SearchCriteria 三参数模型，应按各自语法使用：

详细语法见应用 Help 与 Calc Functions Wiki。普通 SUM 并不会因为记录被界面筛选隐藏，就自动只计算可见行；若意图是可见记录汇总，应选择相应函数并检查具体行为。

来源、贡献者与本次修改

© 2026 LibreOffice Documentation Team。原章本版贡献者：Regina Henschel、Olivier Hallot。前版贡献者依原章保留：Skip Masonsmith、Barbara Duprey、Jean Hollis Weber、Andrew Pitonyak、Kees Kriek、Zachary Parliman、Simon Brydon、Leo Moons、Felipe Viggiano、Steve Fanning、Rafael Lima、Olivier Hallot、B. Antonio Fernández、Edward Olson、Lisa Samy。中文译编与原创示意图：未完纪。本文为独立译编，非 LibreOffice Documentation Team 发布或背书。商标属于各自权利人。

原章允许按 GNU GPL 3 或以后版本，或 CC BY 4.0 或以后版本分发、修改；本译编选择 CC BY 4.0。修改包括中文翻译、章节编排、以文字整合对话框说明、原创示意图，以及销售数据条件/DSUM 的补充例子。原章的反馈入口是 Documentation Team 论坛；原章提醒发往论坛的内容和个人信息会公开归档，应在提交前考虑公开范围。

本次只完成正文、公式与数据的静态审阅，没有打开工作簿、连接数据源、运行宏或验证 .ods/.xlsx 往返。图中结果与文中补充运算是依据给定表格人工推导，不是软件实测截图或性能结论。

附录：原章界面与数据图

以下15幅图为原章原图，未经修改。© 2026 LibreOffice Documentation Team，本文依CC BY 4.0保留，图注为中文翻译；它们是来源图，不是本次执行截图。界面可能随系统与版本变化。

原章图1：成绩单原始数据

原章图2：定义名称对话框

原章图3：管理名称对话框

原章图4：粘贴名称对话框

原章图5：从边界标题创建名称

原章图6：定义数据库区域

原章图7：选择数据库区域

原章图8：Data Provider输入和预览

原章图9：清除自动筛选

原章图10：自动筛选菜单

原章图11：标准筛选对话框

原章图12：高级筛选对话框

原章图13：成绩单高级筛选条件区域

原章图14：成绩单高级筛选结果

原章图15：DCOUNT距离条件计数示例